Usando o Survey123 for ArcGIS, a equipe de gestão de água economiza tempo e dinheiro realizando inspeções em barcos
O reservatório Quabbin é um dos cinco maiores reservatórios de água potável não filtrada nos Estados Unidos. Ele faz parte do sistema que abastece água para mais de 2,5 milhões de residentes da maior área de Boston.
Embora a pesca por barco seja permitida em certas áreas do reservatório, o potencial para que esses barcos introduzam agentes que possam contaminar o abastecimento de água é um risco real.
Por isso, a Division of Water Supply Protection (DWSP), pertencente ao Massachusetts Department of Conservation e ao Recreation’s Office of Watershed Management, esforça-se para proteger a integridade do reservatório Quabbin e garantir que os únicos barcos autorizados a navegar no reservatório estejam livres de agentes contaminantes.
Muitos dos projetos da Division of Water Supply Protection (DWSP) usam o Survey123 para capturar dados.
Ele faz isso por meio de um programa de selos de barcos, em que os proprietários de barcos que desejam usar o reservatório devem ter seus barcos inspecionados e descontaminados, além de receber um selo fixado aos trailers por um fio inquebrável com uma etiqueta especial e numerada que a DWSP monitora em um banco de dados.
Somente os barcos que forem aprovados na inspeção receberão um selo que indica que são livres de agentes contaminantes, o que permite que naveguem no reservatório. Quando esses barcos voltam à terra, recebem novos selos que os associam aos seus trailers. É proibido navegar barcos sem selos intactos no reservatório.
Historicamente, o programa de inspeção e descontaminação tem contado com uma combinação de fluxos de trabalho manuais e que usam papel para agendamento de inspeções, manutenção de dados dos selos e monitoramento das atividades de inspeção.
Com cerca de 200 inspeções de barcos a serem realizadas todos os anos, a manutenção dos vários fluxos de trabalho ao longo de todo o processo se tornou insuficiente.
Havia uma grande entrada de tempo dos funcionários — mais de 700 horas por ano — para converter as informações contidas em papel a outros sistemas. Honestamente, esse era um caro desperdício do tempo das pessoas, que poderia ser usado para fazer outras coisas”.
– disse Erica Tefft,
Coordenadora GIS de bacias hidrográficas da DWSP.
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A equipe de gerenciamento do programa (John Scannell, diretor da DWSP; Lisa Gustavsen, diretora-assistente regional dos rios Ware e Quabbin da DWSP; e Dr. Daniel Clark, diretor regional dos rios Ware e Quabbin da DWSP) buscou uma solução digital e moderna para gerenciar o programa de selos de barcos.
Eles queriam simplificar os dados, além de todos os processos manuais que a seção de qualidade ambiental da DWSP estava usando para administrar o banco de dados principal de proprietários de barcos.
Ao implementar o Survey123 for ArcGIS e o Survey123 Connector for Microsoft Flow, a Division of Water Supply Protection (DWSP) obteve um retorno sobre o investimento de 137% no ano inicial em termos de custos de mão de obra para seu programa de inspeção de barcos.
Depois de participar da Esri User Conference 2018 e de reuniões regionais de grupos de usuários, Tefft ouviu falar sobre o Survey123 for ArcGIS, uma solução concentrada em formulários para criação de pesquisas, coleta de respostas e análise de resultados.
O Survey123 se adaptou perfeitamente à captura do tipo tabular de dados exigido para as inspeções dos barcos. Além disso, o Survey123 Connector for Microsoft Flow permite que as pesquisas sejam configuradas para que, quando enviadas, inicie uma ação automatizada, como o envio de dados específicos ao Google Agenda e ao Google Sheets usados pela DWSP.
Para o programa de selos de barcos, Tefft projetou duas pesquisas do Survey123 que, juntas, substituíam os processos manuais originais.
A primeira pesquisa criada por Tefft foi a Quabbin Boat Seal Appointment and Decontamination Survey (Pesquisa de contaminação e recebimento de selos para barcos do reservatório Quabbin).
Os funcionários do Centro de Visitantes do reservatório Quabbin a utilizam nos computadores para agendar horários para descontaminação e inspeção de barcos, enquanto os guardas da bacia hidrográfica de Quabbin a utilizam em tablets para registrar dados essenciais, como exigências regulamentares para cada barco e motor, durante as inspeções no local.
Em seguida, Tefft criou a pesquisa Quabbin Boat Seal Program—In/Out Survey (Pesquisa de entrada/saída do programa de selos de barcos do reservatório Quabbin). Os funcionários da BLA (Boat Launch Area, área de lançamento de barcos) usam essa pesquisa para fazer check-in dos proprietários que têm um selo de inspeção e dar-lhes um novo selo quando eles saem da água.
As duas pesquisas registram todos os dados que a DWSP precisa para garantir que o reservatório Quabbin continue livre de agentes contaminantes, incluindo o nome e dados de contato de cada proprietário de barco, o número de registro do barco, a data de descontaminação e a data e hora de cada entrada no reservatório.
Para fazer com que os dados registrados na pesquisa sejam transferidos automaticamente a outros sistemas, Tefft usou o Survey123 Connector for Microsoft Flow.
A partir da pesquisa Quabbin Boat Seal Appointment and Decontamination Survey, a ação Convert Time Zones (Converter fusos horários) é acionada para detectar automaticamente a data e hora do agendamento, ajustar ao fuso horário correto e criar um horário final para refletir uma duração de 20 minutos. O fluxo Create an Event (Criar um evento) também é acionado, o que cria um evento no Google Agenda. Agora, os funcionários usam o Google Agenda para ver todos os horários de dias de descontaminação agendados, o que elimina a necessidade de imprimir o itinerário de cada dia.
Quando os funcionários da BLA enviam uma pesquisa Quabbin Boat Seal Program—In/Out Survey, isso aciona automaticamente o fluxo Tag_InOut_Flow no Microsoft Flow. Isso envia os dados a uma planilha principal do Google Sheets que os funcionários da BLA, funcionários da seção de qualidade ambiental e guardas da bacia hidrográfica Quabbin usam para monitorar a atividade de barcos no reservatório em qualquer dia específico.
Ter esses dados disponíveis em tempo real permite que os guardas da bacia hidrográfica sempre saibam quem está navegando nas águas, o que atende a uma necessidade existente há muito tempo.
Por meio das ações do Flow, do script Download Survey123 Data Python e de um script R, todos os dados de ambas as pesquisas são transmitidos automaticamente ao banco de dados principal de proprietários de barco, um repositório que contém registros de mais de 2.300 barcos.
Quando os funcionários da Boat Launch Area (BLA) enviam uma pesquisa Quabbin Boat Seal Program—In/Out Survey, isso aciona automaticamente o fluxo Tag_InOut_Flow no Microsoft Flow, que envia os dados a uma planilha principal.
A inserção automática dessas informações no banco de dados garante uma melhor qualidade dos dados e informações quase em tempo real. Além disso, os novos fluxos de trabalho para a coleta digital dos dados com pesquisas e a automatização do fluxo de dados dos sistemas da DWSP reduzem o número anual de horas de mão de obra em 72%.
O uso do Survey123 para transformar digitalmente os fluxos de trabalho manuais permitiu que a DWSP obtivesse um retorno sobre o investimento de 137% no ano inicial em termos de custos de mão de obra para o programa de inspeção de barcos. Agora, todas as partes interessadas se beneficiam por ter dados precisos, completos e atualizados sobre barcos e proprietários de barcos imediatamente disponíveis a qualquer momento.
“Em geral, o uso dessas pesquisas com o Survey123 Connector for Microsoft Flow está ajudando a melhorar a qualidade do banco de dados de barcos/proprietários de barcos, garantindo que a qualidade da água do reservatório Quabbin seja mantida com o mais alto nível possível”
– concluiu Tefft.
FONTE: Massachusetts Keeps Drinking Water Safe (ArcNews – Esri)
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