Para te auxiliar na jornada de controle da base de ativos, listamos abaixo, com base em nossa experiência de 12 anos de apoio à gestão de base de ativos no setor elétrico, os principais problemas que normalmente são enfrentados com suas respectivas soluções. Confira:
Esquecer de cuidar do cadastro físico georreferenciado dos ativos
As empresas costumam focar seus esforços de gestão de base de ativos apenas na base patrimonial contábil.
Nas empresas de saneamento, entretanto, onde existem milhões de itens de ativos, que estão distribuídos por uma grande área geográfica, e ainda por cima uma grande parte é de instalação subterrânea (tubulações e ligações), o cadastro contábil, por si só, já é insuficiente para garantir a fidedignidade das informações sobre os ativos que representam bens reversíveis.
A estratégia de inventário completo dos ativos é viável, quando falamos de milhares ou dezenas de milhares de quilômetros de tubulações subterrâneas e de centenas de milhares ou milhões de ligações.
Uma base física, na forma de um cadastro técnico georreferenciado dos ativos, completo, detalhado, atualizado e baseado em tecnologia de GIS (Geographic Information System) é fundamental para comprovar a fidelidade da base patrimonial e é também o alicerce indispensável de qualquer workflow, que garanta a atualização das informações da base patrimonial nas atividades de manutenção.
Pelos motivos acima é que a regulação das empresas de Utilities, na maior parte do mundo e, também no Brasil, exige a conciliação das bases física e contábil, como primeiro passo para apuração de base de ativos, seja para fins de revisão tarifária ou para fins de indenização de investimentos não amortizados na extinção de contratos.
Sem esse cuidado com o cadastro técnico georreferenciado, a empresa de saneamento corre o risco de ver a quantidade, características e valoração dos seus ativos questionados e glosados pelo regulador ou pelo poder concedente exatamente na ocasião em que precisar utilizar essa informação.
São notórios, no setor elétrico, alguns cases da década passada em que distribuidoras de energia tiverem glosas de dezenas de milhões de reais em suas tarifas, por não conseguir adequada cobertura da base patrimonial contábil pela base física georreferenciada no momento da apuração da base regulatória de ativos para fins de revisão tarifária periódica.
Fazer o controle patrimonial contábil sem padronizar sua estrutura
Outro risco para as empresas de saneamento é manter seu cadastro patrimonial contábil atualizado, mas não cuidar de sua padronização.
Um cadastro contábil adequado deve permitir verificar sua autenticidade, seja por um processo de inventário ou por conciliação com um cadastro físico georreferenciado. E deve permitir realizar a reavaliação dos bens, seja para fins de regulação econômica ou reversão dos ativos ao poder concedente.
Um cadastro patrimonial contábil não padronizado, que não defina de forma clara suas unidades de adição e retirada, que não permita classificar os ativos conforme suas características, e que não contenha os atributos técnicos descritivos mínimos necessários para caracterizar cada ativo, não permite suportar adequadamente a apuração e valoração da base de ativos, levando a custosos processos de inventário, mesmo assim incompletos devido às características acima citadas dos bens de infraestrutura de saneamento.
Por esse motivo, muitos reguladores de empresas de Utilities, no Brasil e no exterior, definem normas técnicas para controle patrimonial regulatório, padronizando as características mínimas dos sistemas e processos de controle patrimonial de suas empresas reguladas.
Tais normas, longe de serem uma obrigação burocrática, são na verdade um dos pilares de uma gestão de base de ativos que proteja os interesses das próprias empresas.
As empresas de saneamento mais visionárias definem suas próprias normas internas de controle patrimonial, se antecipando ao regulador e garantindo os requisitos mínimos para garantir a sanidade de sua base de ativos.
Não garantir que os novos bens sejam imobilizados corretamente
Muitas companhias realizam custosos inventários dos ativos imobilizados em serviço, sem antes tomar o devido cuidado para garantir que exista um processo implantado para que os investimentos em novos ativos resultem na inserção desses novos ativos no cadastro físico e na sua respectiva imobilização para o cadastro patrimonial contábil.
Muitas vezes, os novos ativos são imobilizados, mas não existe informação para classificar corretamente seu tipo e nem para caracterizar completamente os ativos.
Como resultado, os investimentos realizados em processos de inventário físico acabam sendo perdidos, pelo acúmulo de novos ativos não cadastrados ou registrados de forma incorreta.
Um processo de construção de novos bens de infraestrutura bem formado deve garantir que todo e qualquer novo ativo que entre em operação como resultado de investimentos da prestadora de serviços seja corretamente registrado.
Em breve teremos publicações de mais problemas e soluções na jornada de controle de ativos. Fique de olho!
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