Veja abaixo a segunda parte dos principais problemas que, normalmente, são enfrentados durante o processo de implementação da jornada de controle de ativos em empresas, com suas soluções:
Permitir que as atividades de manutenção tornem defasado o cadastro dos ativos já existentes
Se a construção e entrada em operação de novos ativos possuem o potencial de tornar defasados os cadastros físico e patrimonial contábil é sinal que as atividades de manutenção são o grande vilão da gestão da base de ativos.
As atividades de manutenção ocorrem frequentemente (várias vezes ao dia), em grande parte de forma reativa (manutenção corretiva), e geralmente sem um registro detalhado dos materiais e serviços utilizados.
As substituições de ativos de menor valor, ou até de valor mais alto, muitas vezes passam despercebidas, não disparando as atividades de desativação e imobilização correspondentes.
Muitas vezes, sequer existe um processo que garanta a atualização casada do cadastro técnico georreferenciado.
Como resultado, as inconsistências entre o cadastro patrimonial contábil, o cadastro físico georreferenciado e a realidade dos ativos em campo crescem de forma rápida.
Não compreender a natureza multidisciplinar e interdepartamental da gestão da base de ativos
Outro erro comum nas empresas que começam a tentar controlar sua base de ativos é nomear um único departamento como responsável pelo assunto. A gestão da base de ativos imobilizados em serviço é uma atividade por sua própria natureza multidisciplinar.
É necessário o envolvimento dos especialistas em GIS e dos responsáveis pelo cadastro técnico georreferenciado, o envolvimento dos especialistas da contabilidade, o envolvimento da área de regulação que verifica os requisitos regulatório para a base de ativos, das áreas de Projetos e Obras e de Manutenção que garantam o registro das alterações realizadas e o apoio constante da TI para que os sistemas subjacentes estejam aderentes ao processo de gestão da base de ativos e demais requisitos funcionais.
A falta de qualquer uma dessas áreas irá resultar em uma base de ativos deficiente em um ou mais aspectos, colocando em risco todo o trabalho e os benefícios almejados.
Por esse motivo, o processo de gestão da base de ativos numa empresa de Utilities é necessariamente um processo interdepartamental, não com uma coordenação única, mas de pessoas de vários departamentos.
Não fazer continuamente a gestão e apuração da base de ativos
Talvez o erro mais provável das empresas de saneamento que iniciam a jornada de gestão da base de ativos é não tratar essa atividade como um processo contínuo, mas sim como um trabalho em “mutirão”, que precisa ser feito apenas esporadicamente, geralmente às vésperas do processo de revisão tarifária. Com isso, as consequências dessa abordagem podem ser extremamente prejudiciais às empresas.
A realização da apuração da base de ativos, de forma esporádica, faz perder a visibilidade da qualidade das informações e deixa a alta direção da empresa sem conhecer a eficácia com que os investimentos realizados estão sendo capturados, sem saber se os investimentos terão retorno na tarifa ou não.
Ao realizar esse processo apenas nos meses que antecedem a revisão tarifária, as empresas correm um grande risco de não conseguirem corrigir a tempo os eventuais problemas, o que resultaria em prejuízos significativos (na ordem de dezenas ou até de centenas de milhões de reais) no estabelecimento do nível tarifário.
Utilizar ferramentas inadequadas para controle da base de ativos e não automatizar esse processo
Por fim, para garantir que o processo de gestão da base de ativos seja um processo contínuo e bem pensado, é necessário contar com o adequado suporte de ferramentas de TI especializadas, que automatizem o processo ao máximo e da melhor forma possível.
A tentativa de fazer “artesanato de Excel” de planilhas com milhões de linhas representando a base de ativos leva a inúmeros erros humanos, atrasos, e glosas pelo regulador, ou pelo poder concedente.
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