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A publicação anterior abordou a importância da estrutura da Base Patrimonial para os ativos e a importância do padrão de um planejamento e estruturação.

Hoje o conteúdo falará sobre a importância de garantir que novos ativos nasçam da maneira correta, como passar a limpo a base legada, mostraremos como tornar a apuração do BAR um processo contínuo e como automatizar os processos. Veja abaixo:

Como garantir que novos ativos nascem corretos

A garantia de que os ativos novos, referentes à base incremental, estejam consistentes e bem formados é fundamental, mesmo que a metodologia de apuração da BAR seja da base integral.

É extremamente necessário que o processo de negócio de Expansão e os sistemas de gestão que o suportam sejam ajustados para as diretrizes de controle patrimonial regulatório da seguinte forma:

  • Padronização e tipificação de todos os materiais e serviços adquiridos pela companhia e utilizados em obras;

  • Apuração contínua do Banco de Preços desses materiais e serviços;

  • Utilização de unidades padronizadas de materiais e serviços na elaboração dos desenhos técnicos de projetos e as-built de obras (e no cadastro georreferenciado);

  • Geração de informações para razão de obras a partir da ferramenta de desenho técnico de as-built ou croqui.

É fundamental que se crie um ciclo de vida do ativo, que vai desde o projeto (desenho técnico, materiais, serviços e custos), até a execução da obra, fiscalização (as-built) e, ao final, registrar tanto na base do cadastro técnico, quanto na base do cadastro contábil.

Passar a limpo a base legada

O tratamento dos ativos da base legada é desafiador.

Geralmente, na criação dos ativos não existe a necessidade de registro detalhado e nenhuma necessidade regulatória.

Uma alternativa é um inventário em campo, que tem um alto custo, mas quando for possível realizar é importante que seja de forma estruturada. Levá-lo para dentro de um sistema e passar a controlar, para que não seja necessário repetir o inventário a cada 4 anos.

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Veja abaixo o passo a passo:

1º passo: Visibilidade e clareza sobre o Gap de informação:

  • Padronização dos registros físicos e contábeis pela norma de controle patrimonial;

  • QA/QC e conciliação automatizados, em larga escala;

  • Categorizar e quantificar os gaps de informação.

2º passo: Garantir que será possível manter a informação:

  • Ajustes nos sistemas e processos.

3º passo: Ter um plano de manutenção da base:

  • Longo prazo, não apenas emergencial;

  • Diferenciado por categoria de ativo e de atributos.

Tornar a apuração dar BAR um processo contínuo 

O processo de apuração da BAR precisa ser contínuo, não pode ser algo que a empresa de saneamento faz uma vez a cada quatro anos, ou nos meses que antecedem a entrega da BAR ao regulador.

Se a apuração for feita de forma emergencial, o risco de não conseguir recuperar o valor investido, em um processo de revisão tarifária, é enorme.

A principal lição aqui é manter um processo rotineiro e permanente ao longo dos quatro anos do ciclo tarifário.

Um processo de apuração das informações relativas à base de ativos, de validação da qualidade das informações, de conciliação do físico-contábil e de valoração das bases.

É importante fazer deste um processo de melhoria contínua.

Outro ganho é a visibilidade da sanidade e valor da BAR, sem surpresas no momento da revisão tarifária.

A Imagem Sistemas tem uma metodologia para tornar esse processo contínuo – Gestão Pró-ativos®

Automatizar os processos

Para que o processo contínuo seja viável e realizado mensalmente é importante automatizá-lo, pois o tratamento manual das informações relacionadas ao controle dos ativos é um risco:

  • Risco de perda de valores na tarifa por erro humano no registro ou apuração dos ativos;

  • Custo desnecessário de mão de obra (mutirões e horas-extra) e consultorias mais extensas;

  • Perda de visibilidade sobre a sanidade e valor da BAR ao longo do ciclo.

Mais velocidade;

  • Confiança nas informações;

  • Rastreabilidade e capacidade de reproduzir os mesmos resultados;

  • Permite tornar o acompanhamento e gestão da BAR um processo contínuo.

Além de liberar a equipe para se dedicar as análises e tomada de decisões em cima dos resultados, uma solução robusta integrada aos sistemas corporativos é imprescindível para esta automatização.

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